Cum poate externalizarea personalului să reducă presiunea asupra departamentelor HR
Departamentele de resurse umane au un rol tot mai important în dezvoltarea companiilor. Recrutarea oamenilor potriviți, retenția angajaților, dezvoltarea profesională și construirea unei culturi organizaționale sănătoase sunt doar câteva dintre responsabilitățile pe care echipele HR trebuie să le gestioneze.
În același timp, departamentele de resurse umane se confruntă cu o problemă mai puțin vizibilă: volumul mare de activități administrative. Contracte, documente, pontaje, salarizare, recrutare, programări la interviuri și gestionarea fluctuației de personal pot ocupa o parte semnificativă din timpul unei echipe HR.
Pentru companiile cu un număr mare de angajați sau cu fluctuații importante de personal, externalizarea anumitor procese poate reprezenta o soluție eficientă. În loc ca toate activitățile să fie gestionate intern, o parte dintre acestea poate fi preluată de un furnizor specializat.
Ce înseamnă externalizarea personalului?
Externalizarea personalului presupune transferarea anumitor responsabilități legate de angajați către o companie specializată.
Modelul poate avea forme diferite. În unele situații, furnizorul se ocupă în principal de recrutare. În alte cazuri, poate administra relația de muncă, salarizarea și documentele sau poate pune la dispoziția beneficiarului o echipă completă de personal.
Un exemplu este modelul de muncă temporară, în care angajații sunt încadrați de agenția de muncă temporară și își desfășoară activitatea în cadrul companiei beneficiare.
Un alt model este outsourcingul, prin care compania externalizează o anumită activitate către un furnizor și plătește un tarif stabilit prin contract.
Alegerea modelului depinde de obiectivele companiei și de gradul de control și responsabilitate pe care aceasta dorește să îl păstreze intern.
De ce devine administrarea personalului o problemă pentru companii?
La prima vedere, administrarea unui angajat poate părea un proces simplu. În realitate, pe măsură ce numărul angajaților crește, crește și volumul de muncă administrativă.
O companie cu 20 de angajați poate gestiona intern procesele relativ ușor. O companie cu 500 sau 1.000 de angajați are însă nevoie de proceduri, sisteme și persoane dedicate.
Situația devine și mai complexă atunci când există fluctuație ridicată.
Dacă într-o lună sunt angajate 50 de persoane, iar în următoarea alte 30 pleacă și trebuie înlocuite, departamentul HR trebuie să gestioneze un flux continuu de documente și recrutări.
În aceste condiții, timpul care ar putea fi folosit pentru activități strategice este consumat de procese operaționale.
Externalizarea poate elibera timpul echipei HR
Unul dintre principalele avantaje ale externalizării este reducerea volumului de sarcini repetitive.
Atunci când un furnizor preia anumite activități administrative, echipa internă se poate concentra pe aspecte care au o contribuție directă la dezvoltarea organizației.
De exemplu, specialiștii HR pot dedica mai mult timp:
- dezvoltării programelor de onboarding;
- retenției angajaților;
- evaluării performanței;
- planurilor de carieră;
- dezvoltării competențelor;
- îmbunătățirii culturii organizaționale;
- comunicării interne.
Aceste activități sunt dificil de automatizat complet și necesită implicarea oamenilor din interiorul companiei.
Prin urmare, externalizarea nu trebuie privită doar ca o modalitate de reducere a costurilor, ci și ca un instrument prin care departamentul HR poate deveni mai eficient.
Recrutarea este una dintre cele mai consumatoare activități
În multe companii, recrutarea ocupă o parte importantă din timpul departamentului de resurse umane.
Procesul începe cu redactarea anunțului și publicarea acestuia, continuă cu analizarea CV-urilor și contactarea candidaților și se termină cu interviurile, selecția și integrarea noului angajat.
Dacă există zeci de poziții vacante simultan, volumul poate deveni foarte mare.
Externalizarea recrutării permite companiei să beneficieze de sprijinul unei echipe care se ocupă în mod special de identificarea și selecția candidaților.
Acest lucru poate fi util mai ales în industriile în care există deficit de personal și în care recrutarea trebuie realizată constant.
Ce se întâmplă atunci când compania are nevoie de personal rapid?
Situațiile urgente reprezintă una dintre cele mai mari provocări pentru departamentele HR.
O companie poate primi o comandă importantă și poate avea nevoie de încă 30 de oameni într-un timp scurt. Un centru logistic poate intra într-o perioadă de activitate intensă. Un restaurant sau hotel poate avea nevoie de personal suplimentar înaintea sezonului.
În aceste situații, recrutarea trebuie să fie rapidă, dar fără ca procesul de selecție să fie neglijat.
Un furnizor specializat poate avea deja acces la baze de date, candidați și canale de recrutare, ceea ce poate reduce timpul necesar identificării oamenilor potriviți.
Externalizarea și flexibilitatea echipei
Un avantaj important al externalizării este posibilitatea de a adapta dimensiunea echipei la volumul de activitate.
Companiile care lucrează cu proiecte sau cu sezonalitate nu au întotdeauna nevoie de același număr de angajați pe tot parcursul anului.
De exemplu, un operator logistic poate avea un volum normal de activitate în cea mai mare parte a anului, dar poate avea nevoie de personal suplimentar în anumite perioade.
În loc să mențină permanent o echipă supradimensionată, compania poate utiliza soluții flexibile de personal.
Același principiu poate fi aplicat în producție, HoReCa și construcții.
Ce rol are leasingul de personal?
Leasingul de personal poate fi o soluție atunci când compania dorește să utilizeze personal fără să gestioneze intern toate responsabilitățile administrative asociate angajării.
În acest model, agenția are relația de muncă cu angajatul, iar acesta își desfășoară activitatea în cadrul companiei beneficiare.
Pentru beneficiar, avantajul este că poate obține rapid acces la personal și poate reduce o parte din sarcinile administrative.
Este important ca modelul contractual să fie ales în funcție de durata proiectului, numărul de angajați și specificul activității.
Cum poate fi utilă externalizarea în producție?
În producție, necesarul de personal poate varia în funcție de comenzi, schimburi și capacitatea de producție.
O fabrică poate avea nevoie de operatori, ambalatori, manipulatori sau personal pentru alte activități operaționale.
În cazul unui deficit de personal, lipsa câtorva oameni poate afecta întregul flux.
Prin externalizare, compania poate avea acces la o sursă suplimentară de personal și poate transfera anumite procese administrative către furnizor.
Acest lucru permite echipei interne să se concentreze pe activități precum organizarea producției, siguranța la locul de muncă și dezvoltarea personalului.
Externalizarea în logistică
Logistica este un alt domeniu în care flexibilitatea personalului este importantă.
Depozitele pot avea variații semnificative ale volumelor de marfă, iar companiile trebuie să poată ajusta numărul de lucrători în funcție de necesități.
Activitățile precum picking, packing, sortare, manipulare sau încărcare și descărcare pot necesita un număr diferit de oameni în funcție de perioada anului.
În acest context, externalizarea personalului poate ajuta companiile să răspundă mai rapid la schimbările de volum.
În plus, departamentul HR nu mai trebuie să gestioneze singur toate etapele recrutării și administrării personalului suplimentar.
Externalizarea în HoReCa
Industria ospitalității este caracterizată de sezonalitate și fluctuație.
Un hotel poate avea nevoie de mai multe cameriste în sezonul de vară. Un restaurant poate avea nevoie de ospătari și personal de bucătărie suplimentar în perioadele aglomerate.
Pentru operatorii din HoReCa, găsirea oamenilor potriviți poate deveni o activitate permanentă.
Externalizarea poate permite companiei să acceseze o bază mai largă de candidați și să reducă volumul de activități administrative.
În același timp, managementul local rămâne responsabil pentru organizarea activității zilnice, instruirea oamenilor și respectarea standardelor de servicii.
Recrutarea internațională poate completa strategia de personal
Atunci când recrutarea locală nu este suficientă, companiile pot analiza și recrutarea internațională.
Aceasta permite accesul la candidați din alte țări și poate fi relevantă pentru domeniile care se confruntă cu un deficit structural de personal.
Totuși, recrutarea internațională presupune mai multe etape decât recrutarea locală. Documentele, formalitățile administrative, deplasarea și integrarea trebuie planificate în mod corespunzător.
De aceea, companiile pot prefera colaborarea cu furnizori care au experiență atât în recrutare, cât și în administrarea personalului internațional.
Cum alegi ce activități să externalizezi?
Nu toate activitățile HR trebuie externalizate.
Unele procese au o componentă strategică puternică și ar trebui să rămână în interiorul organizației.
De exemplu, cultura organizațională, relația cu managementul, strategia de retenție și dezvoltarea angajaților sunt domenii în care implicarea echipei interne este esențială.
În schimb, procesele repetitive sau activitățile care necesită un volum mare de muncă pot fi candidați buni pentru externalizare.
O companie poate începe cu un singur proces și poate extinde ulterior colaborarea dacă rezultatele sunt bune.
Cum se calculează costul real al recrutării interne?
Atunci când compară recrutarea internă cu externalizarea, companiile se uită adesea doar la costul direct.
Este însă important să fie luat în calcul și timpul angajaților implicați.
De exemplu, dacă un specialist HR petrece câteva zile pentru recrutarea unei singure poziții, costul real include salariul și timpul alocat, precum și eventualele costuri cu platformele de recrutare, anunțurile și evaluarea candidaților.
Dacă sunt disponibile zeci de posturi, aceste costuri se multiplică.
Externalizarea poate avea un tarif mai mare decât un singur cost administrativ, însă comparația corectă trebuie făcută la nivelul costului total al procesului.
Ce trebuie să urmărească o companie când alege un furnizor?
Experiența în domeniul companiei este un criteriu important.
Un furnizor care recrutează pentru producție trebuie să înțeleagă diferența dintre un operator de producție, un lucrător în depozit și un specialist tehnic.
La fel, recrutarea pentru HoReCa presupune alte criterii decât recrutarea pentru construcții.
Un alt criteriu este capacitatea de a gestiona volume mari de recrutare.
Dacă o companie are nevoie de 100 de angajați, furnizorul trebuie să aibă resursele și procesele necesare pentru a susține acest volum.
Transparența este, de asemenea, importantă. Compania trebuie să înțeleagă ce servicii sunt incluse, care sunt responsabilitățile fiecărei părți și cum este calculat costul colaborării.
Cum poate arăta o colaborare eficientă?
O colaborare eficientă începe cu definirea clară a obiectivelor.
Compania trebuie să transmită furnizorului informații despre posturi, program, locație, competențe și numărul de oameni necesari.
Furnizorul poate utiliza aceste informații pentru recrutare și selecție.
După identificarea candidaților, urmează etapa de integrare și monitorizare. Comunicarea dintre companie și agenție trebuie să rămână activă și după ocuparea posturilor.
Dacă apar probleme, acestea trebuie identificate și rezolvate rapid.
Un astfel de parteneriat funcționează cel mai bine atunci când ambele părți tratează relația ca pe o colaborare pe termen lung, nu doar ca pe o tranzacție punctuală.
Externalizarea nu înseamnă pierderea controlului
Există uneori percepția că, dacă anumite activități sunt externalizate, compania pierde controlul asupra angajaților.
În realitate, responsabilitățile pot fi împărțite clar.
Compania beneficiară continuă să stabilească obiectivele operaționale, programul de lucru și modul în care este organizată activitatea, în limitele cadrului contractual și legal aplicabil.
Furnizorul gestionează responsabilitățile pentru care a fost contractat.
Prin stabilirea unor proceduri și indicatori clari, compania poate păstra vizibilitatea asupra rezultatelor fără să fie nevoită să gestioneze fiecare etapă administrativă.
Când merită analizată externalizarea?
Externalizarea personalului poate fi luată în calcul în mai multe situații.
Prima este creșterea rapidă a companiei. Dacă organizația se extinde și trebuie să angajeze zeci sau sute de persoane, departamentul HR poate avea nevoie de resurse suplimentare.
A doua este deficitul de candidați. Dacă recrutarea locală nu produce suficiente rezultate, un furnizor specializat poate oferi acces la alte surse de personal.
A treia este sezonalitatea. Companiile care au perioade de vârf pot utiliza soluții flexibile pentru a răspunde necesarului temporar.
A patra este lipsa resurselor interne. O companie care nu are o echipă HR suficient de mare poate externaliza anumite procese către un furnizor specializat.
Departamentul de resurse umane nu ar trebui să fie ocupat exclusiv cu activități administrative.
Pe măsură ce compania crește, timpul specialiștilor HR devine o resursă importantă. Recrutarea, administrarea documentelor și gestionarea unui volum mare de personal pot consuma timp care ar putea fi folosit pentru dezvoltarea organizației.
Externalizarea personalului oferă companiilor posibilitatea de a transfera o parte dintre aceste responsabilități către furnizori specializați.
În funcție de necesități, soluția poate include recrutare, muncă temporară, administrare de personal, outsourcing sau recrutare internațională.
Cel mai important este ca alegerea să fie făcută pe baza unei analize reale a costurilor, a volumului de muncă și a obiectivelor companiei.
Pentru organizațiile care se confruntă cu fluctuații ale necesarului de personal sau cu dificultăți de recrutare, externalizarea poate deveni nu doar o soluție administrativă, ci o componentă importantă a strategiei de resurse umane.
Atunci când este implementată corect, aceasta permite companiei să rămână flexibilă, să răspundă mai rapid la schimbările din piață și să își concentreze resursele interne asupra activităților care contribuie direct la dezvoltarea afacerii.
